Dokumente perfekt gestalten

5 Textformate (S. 41)

Textformate dienen dazu, Inhalte übersichtlicher zu gestalten. Hierzu zählen Überschriften, Absätze, Aufzählungen und Textauszeichnungen.

5.1 Die Überschrift
WORUM GEHT ES?
Überschriften bilden den Einstieg in einen Text. Entsprechend sorgfältig und ansprechend sollten Überschriften gestaltet sein. Der Leser soll neugierig werden und Lust bekommen, weiterzulesen. Auch nach demLesen erfüllen Überschriften eine wichtige Funktion. Sie dienen dem Leser zur Orientierung. Liest er die Überschrift, fällt es ihm leichter, sich wieder an Einzelheiten aus dem Text zu erinnern. In der Unternehmenspraxis sind in Präsentationen sehr häufig viel zu lange Überschriften zu finden. Eine häufige Begründung ist: „Alle Überschriften sind die Zusammenfassung des Dokuments."

Das klingt im Ansatz verheißungsvoll, lässt sich aber kaum umsetzen. Sehen Sie Überschriften lieber als Appetitmacher, die die Lust auf den Hauptgang verstärken.

Ungeeignete Überschrift
Zu lang: Der Versuch, die Überschrift als Zusammenfassung eines Seiteninhalts zu formulieren, erschwert den Zugang zumInhalt.

Zu hölzern: Autoren verpassen oft, mit einer ansprechenden Überschrift Neugierde zu wecken.

Losgelöst: Überschrift und Inhalt stehen in unzureichendem Bezug zueinander.

WAS BRINGT ES?
Gute Überschriften leiten den Leser, fördern das Verständnis, die Orientierung und machen neugierig auf den nachfolgenden Inhalt.

WIE GEHE ICH VOR?
Die optimale Überschrift hat folgende Eigenschaften: Sie weckt das Interesse des Lesers, enthält eine klare Aussage, ist kurz, prägnant und ansprechend formuliert. Sie gibt im optimalen Fall einen Hinweis auf die inhaltliche Struktur des Textes. Das sind viele Anforderungen anwenigeWorte. Da eine Überschrift diese Funktionen nur schwer erfüllen kann, können Sie zusätzlich eine Kopfzeile oder eine Zwischenüberschrift einsetzen (Bild 9).

Gute Überschrift
Kurz: Formulieren Sie Überschriften möglichst nicht länger als eine Zeile.

Kernbotschaft: Die Überschrift vermittelt die Kernbotschaft des Inhaltsabschnitts.

Lebendig: Formulieren Sie Überschriften ansprechend und aktiv, um beim Leser Interesse zu wecken. Gebrauchen Sie Verben.

Ergänzen: Kopfzeile und Zwischenüberschriften können zur weiteren Orientierung beitragen.

5.2 Absatzformate
WORUM GEHT ES?
Absatzformate beeinflussen das äußerliche Erscheinungsbild eines Textes. Werden ungeeignete Absatzformate verwendet, kann ein Text unruhig wirken und es ist deutlich anstrengender, den Text zu lesen.

WAS BRINGT ES?
Geeignete Absatzformate hingegen tragen dazu bei, einem Dokument eine harmonische und ansprechende Optik zu verleihen.

WIE GEHE ICH VOR?
Für Dokumente im beruflichen Umfeld sind vier Absatzformate gebräuchlich (Bild 10). Davon ist allein der linksbündige Flattersatz recht problemlos einsetzbar. Die anderen Formate können leicht zu störenden Effekten führen. So kann der Blocksatz unschön erscheinen, wenn er unsachgemäß eingesetzt wird. Er neigt dann zu auffällig großen und unregelmäßigen Wortabständen (Bild 11,Mitte).

Der rechtsbündige Flattersatz und der zentrierte Absatz sind auf Dauer anstrengend zu lesen. Ein irritierender Eindruck kann entstehen, wenn der oft für besondere Anlässe wie Festschriften oder Todesanzeigen gewählte Satz auf Mittelachse für einen Sachtext eingesetzt wird.

So genannte „Hurenkinder", also Absätze, bei denen in der letzten Zeile nur ein einzelnes Wort oder ein Wortteil steht, stören den Text.uss und sollten vermieden werden.