Microsoft Excel 2010 - Das Ideenbuch für die perfekte Optik Ihrer Daten - Mit Ampeln, Diagrammen und Dashboards überzeugen

von: Dietmar Gieringer, Dieter Schiecke

Microsoft Press Deutschland, 2013

ISBN: 9783848301492 , 304 Seiten

Format: PDF, ePUB, OL

Kopierschutz: Wasserzeichen

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Preis: 13,99 EUR

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Microsoft Excel 2010 - Das Ideenbuch für die perfekte Optik Ihrer Daten - Mit Ampeln, Diagrammen und Dashboards überzeugen


 

Kapitel 1. Informationsdesign auch in Excel: Tabellen einfach besser gestalten


Dass sich mit Excel Daten erfassen, berechnen und analysieren lassen, ist bekannt. Doch wie sollen die Daten aussehen? Was ist erforderlich, damit sie auch durch ihre Optik wirken? Dieser Aspekt wird leider oft unterschätzt, wenn Tabellen angelegt, Planungen oder Auswertungen zusammengestellt werden.

Daher finden Sie gleich zu Beginn dieses Buches Tipps und Anregungen, mit denen Sie Tabellen auch optisch ansprechend aufbereiten. Machen Sie künftig Ihre Tabellen durch bewussten Einsatz von Farben, Rahmen, Zahlenformaten und Abständen besser lesbar. Lernen Sie, dieses »Gestalten« zeitsparend zu erledigen.

Abbildung 1.1 Mal ehrlich: Zu welcher der beiden Tabellen wandern Ihre Augen automatisch hin?

Tabellen sollen zum Betrachten einladen, nicht abschrecken


Sicher haben auch Sie schon mehr als einmal vor Zahlenkolonnen gesessen und trotz intensiver Betrachtung Mühe gehabt, das Wesentliche zu erkennen. Ihre Augen wussten einfach nicht, wo sie verweilen sollen. Dies zeigt: Die optische Aufbereitung ist ebenso wichtig wie die Korrektheit der Daten. Excel bietet eine Vielzahl von Funktionen, um unübersichtliche Zahlenkolonnen in lesbare, einheitlich gestaltete und wirklich informative Tabellen zu verwandeln, die zum Betrachten einladen. Welche Möglichkeiten Ihnen allein beim Formatieren von Zellen zur Verfügung stehen, zeigt die Übersicht in Abbildung 1.2.

Abbildung 1.2 Eine Vielfalt von Formatierungsoptionen für Tabellenzellen

Doch dies ist nur ein Teil des Instrumentariums, das Excel bereithält, damit Sie Ihre Tabellen von Blatt zu Blatt, von Mappe zu Mappe einheitlich und für den Betrachter einladend anlegen können. Es gibt – wie Abbildung 1.3 zeigt – weitere Befehle, mit denen Sie das Gestalten kompletter Tabellen, Arbeitsblätter und Mappen steuern.

Abbildung 1.3 Das Instrumentarium zum Gestalten von Arbeitsmappen

Nach diesem kurzen Überblick wissen Sie nun, was Excel Ihnen technisch zur Verfügung stellt. Lesen Sie im nächsten Abschnitt, welchen Regeln Sie folgen sollten, um gut gestaltete Tabellen und Arbeitsblätter anzulegen.

Grundregeln gut formatierter Tabellen


Sicher kennen Sie solche Sätze wie »Das wurde schon immer so gemacht« oder »Das machen alle so«. Die Mehrzahl der Tabellen in Excel ist anscheinend genau nach diesen beiden Leitsätzen gestaltet. Nach dem Motto »Hauptsache, alle Zahlen sind korrekt, das Aussehen ist nicht wirklich wichtig« werden Tabellen »mal eben schnell« formatiert. Überschriften werden fett gemacht, dann wird noch fix ein komplettes Gitternetz zugewiesen – schon ist die »Gestaltung« fertig. Das Ergebnis wäre eine Tabelle wie Sie in Abbildung 1.1 links zu sehen ist. Aber mal ehrlich, haben Sie wirklich Lust, sich in ein solches »Zahlengefängnis« hineinzudenken?

Kampf dem Gitternetz: Rahmenformate sinnvoll verwenden und Tabellen damit eine Struktur geben


Ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass beim Formatieren von Listen eine Unart besonders stark verbreitet scheint? Allen Zellen wird ein komplett schwarzes Gitternetz zugewiesen. Abbildung 1.1 links zeigt dafür ein Beispiel. Zugegeben, diese Art der »Gestaltung« ist sehr zeitsparend. Doch was sind die Folgen?

  • Zwischen weißem Blatthintergrund einerseits und schwarzen Texten, Zahlen und Rahmenlinien andererseits ist der Kontrast besonders stark.

  • Was auf den ersten Blick perfekt zu sein scheint, erweist sich beim näheren Hinsehen als hinderlich. Denn das Auge des Betrachters muss die schwarzen Rahmenlinien des Gitternetzes »wegfiltern«, um das Wesentliche – die Zahlen und Texte – zu erkennen.

  • Dieses Filtern lässt die Augen schnell ermüden. Das Ergebnis ist eine verringerte Aufnahmefähigkeit für die wirklich wesentlichen Informationen: die Zahlen.

Tipps zum Umgang mit Rahmenlinien


Seien Sie deshalb eher zurückhaltend beim Zuweisen von Rahmenlinien und denken Sie vor allem über deren Zweck nach. Rahmenlinien sollen dem Betrachter die Navigation erleichtern, also den Aufbau der Tabelle und somit die Struktur des Zahlenmaterials deutlich machen. Hier einige Tipps zum Umgang mit Rahmen:

  • Umgeben Sie die gesamte Tabelle außen mit einer durchgehenden Rahmenlinie. Sie kann bei Bedarf stärker sein als die Linien im Inneren der Tabelle.

  • Weisen Sie starke Rahmenlinien auch dort zu, wo Sie etwas voneinander abheben wollen. Eine solche optische Abgrenzung bietet sich beispielsweise oberhalb der Zeile mit den Ergebnissen an.

  • Verwenden Sie zwischen den Spalten eher dünne Linien in zurückhaltender Farbe, beispielsweise ein mittleres Grau.

  • Setzen Sie – wenn Sie die Spalten bereits durch Rahmenlinien optisch getrennt haben – für die Leseführung innerhalb der Zeilen möglichst nicht auch noch Rahmenlinien ein. Sonst sind Sie wieder beim eingangs erwähnten kompletten Gitternetz. Weisen Sie stattdessen jeder zweiten Zeile eine abweichende Zellfarbe zu. Das Auge erhält so zwei klare Navigationshilfen:

    1. Rahmenlinien, um zwischen den Spalten zu unterscheiden, und

    2. Zellschattierungen, um die Zeilen voneinander abzugrenzen.

Tabellen mit Rahmenlinien eine Struktur geben


Wenn Sie eine Liste mit Daten nicht über den Befehl Als Tabelle formatieren (zu finden auf der Registerkarte Start) in eine Tabelle umgewandelt haben, wird sie ohne Rahmen ausgedruckt. Die Gitternetzlinien, die Sie am Bildschirm sehen, erscheinen beim Ausdruck nicht. Um dies zu testen, schalten Sie über die Befehlsfolge Datei/Drucken in die Druckvorschau um. Hier können Sie genau sehen, ob und welche Linien Ihre Liste tatsächlich enthält. Schließen Sie die Druckvorschau durch Drücken von .

Lernen Sie an einem kleinen Beispiel, mit welcher Technik und welchen Schritten Sie einer Liste die passenden Rahmenlinien in unterschiedlicher Stärke zuweisen.

Anmerkung


Öffnen Sie zum Nachvollziehen der Schritte die Datei Kap_01_UEB.xlsx und wechseln Sie dort zum Arbeitsblatt Rahmen. Nutzen Sie die linke der beiden Listen.

Gehen Sie wie folgt vor und orientieren Sie sich dabei an Abbildung 1.4 und Abbildung 1.5:

  1. Markieren Sie zunächst die gesamte Liste. Besonders schnell erledigen Sie das, indem Sie in die Liste klicken und dann drücken.

  2. Rufen Sie mit das Dialogfeld Zellen formatieren auf. Alternativ dazu klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart auf das sogenannte Startprogramm für Dialogfelder (den kleinen Pfeil rechts neben der Gruppenbezeichnung), um das Dialogfeld aufzurufen.

  3. Zeigen Sie die Registerkarte Rahmen an.

  4. Öffnen Sie links unten das Feld Farbe (1) und wählen Sie eine blaue Farbe.

  5. Klicken Sie links im Feld Art eine etwas stärkere Linie an (2) – beispielsweise die dritte von unten in der rechten Spalte.

  6. Klicken Sie rechts oberhalb des Vorschaubildes auf die Schaltfläche Außen (3). Sie sehen sofort darunter das Ergebnis Ihrer Einstellungen.

    Abbildung 1.4 In fünf Schritten die passenden Rahmenlinien zuweisen

  7. Lassen Sie das Dialogfeld geöffnet, noch fehlen die senkrechten Innenlinien. Wählen Sie zuerst wieder im Feld Art eine passende Linie aus. Diesmal kann es beispielsweise die dünne Linie in der linken Spalte ganz unten sein (4). Die Farbe belassen Sie wie bei der Außenlinie.

  8. Klicken Sie nun unterhalb des Vorschaubildes auf das Symbol in der Mitte (5). Es steht für die senkrechten Innenlinien. Schließen Sie mit OK ab.

Fügen Sie nun unterhalb der Überschriftenzeile noch eine dicke Rahmenlinie ein.

  1. Markieren Sie dazu den Bereich B4:F4.

  2. Drücken Sie wieder die Tastenkombination , um das Dialogfeld Zellen formatieren aufzurufen. Sie gelangen wieder zur Registerkarte Rahmen.

  3. Linienart und Farbe sind schon eingestellt. Sie können am Vorschaubild auch genau sehen, dass dem soeben markierten Bereich unten ein Abschluss in Form einer Linie...